Soạn email và biên bản từ ghi chú công việc

Bộ thực hành

Dùng nút “Tải dữ liệu & mẫu thực hành” ở đầu bài để lấy các file mẫu.

Dữ liệu trong bộ này hoàn toàn giả lập. Giáo trình miễn phí; công cụ bạn chọn có thể có chi phí riêng.

Mục tiêu và dữ liệu đầu vào

Biên bản giả lập: Họp dự án ngày 03/09. An phụ trách bản nháp hướng dẫn, hạn 06/09. Bình kiểm tra 20 dòng dữ liệu, hạn 05/09. Chưa thống nhất ngày phát hành. Cần hỏi Chi về quyền truy cập.

Thực hành từng bước

1. Tạo một tài liệu trống và lưu bản ghi chú gốc ở đầu trang.
2. Yêu cầu AI tách thành: quyết định đã chốt, đầu việc, người phụ trách, hạn và câu hỏi còn mở.
3. Đọc lại bảng và sửa các ô chưa biết thành “Chưa xác nhận”.
4. Dùng bảng đã duyệt để soạn email dưới 150 từ, đề nghị xác nhận đầu việc.
5. Sao chép bản nháp sang tài liệu, kiểm tra người nhận và giữ trạng thái chưa gửi.
6. Lưu cả nguồn, bản nháp và bản đã duyệt để thấy những chỗ bạn đã sửa.

Kết quả tham khảo

An — bản nháp hướng dẫn — 06/09; Bình — kiểm tra 20 dòng — 05/09. Ngày phát hành chưa thống nhất; quyền truy cập cần hỏi Chi.

Tiêu chí hoàn thành

Có bảng đầu việc và email; không biến câu hỏi thành quyết định; không tự gửi; mọi hạn đều đối chiếu được.

Lỗi thường gặp và cách sửa

Tóm tắt mất câu “chưa thống nhất”: bổ sung cột trạng thái. Email quá trang trọng: nêu rõ người nhận là đồng nghiệp và giọng văn ngắn gọn.