Tổ chức tài liệu để tìm lại được

Bộ thực hành

Dùng nút “Tải dữ liệu & mẫu thực hành” ở đầu bài để lấy các file mẫu.

Dữ liệu trong bộ này hoàn toàn giả lập. Giáo trình miễn phí; công cụ bạn chọn có thể có chi phí riêng.

Mục tiêu và dữ liệu đầu vào

Tạo 6 ghi chú giả lập: mục tiêu dự án, họp tuần, hướng dẫn thao tác, quyết định, việc cần làm và tài liệu tham khảo.

Thực hành từng bước

1. Dùng thư mục máy tính hoặc ứng dụng ghi chú sẵn có.
2. Tạo ba khu: Đang làm, Tham khảo, Lưu trữ.
3. Đặt tên ghi chú theo ngày-chủ đề, tránh các tên “mới”, “cuối cùng 2”.
4. Tạo trang mục lục dự án với liên kết tới 6 ghi chú.
5. Ghi ai được xem và nơi lưu bản chính, tránh nhiều bản không biết bản nào đúng.
6. Nhờ một người hoặc tự thử tìm lại quyết định sau khi đóng tất cả cửa sổ.

Kết quả tham khảo

Một mục lục dự án có liên kết tới bản chính; tài liệu cũ được chuyển sang Lưu trữ thay vì trộn với bản đang làm.

Tiêu chí hoàn thành

Tìm được mục tiêu, quyết định và hướng dẫn qua mục lục; tên tài liệu cho biết nội dung; phân biệt bản hiện hành.

Lỗi thường gặp và cách sửa

Tạo quá nhiều thư mục: chỉ tách khi khó tìm. Chưa cần cài plugin hoặc xây hệ thống ghi chú phức tạp.